Giới thiệu về không gian làm việc

Giao diện ứng dụng Notion của bạn được chia thành hai phần: thanh bên và trình chỉnh sửa.

• Thanh bên có thể mở rộng của Notion là hệ thống điều hướng của bạn.

• Tất cả các trang và cơ sở dữ liệu bạn tạo sẽ xuất hiện ở đây.

• Thanh bên chứa một số phần mà bạn có thể sắp xếp lại và tùy chỉnh.

• Bạn có thể lồng các trang vào bên trong nhau để có các cấp độ tổ chức vô hạn.

• Đây cũng là nơi chứa cài đặt, thùng rác và các công cụ khác của bạn.

Tìm hiểu thêm về thanh bên của bạn trong bài viết này →

• Đây là nơi chứa tất cả nội dung bạn tạo.

• Các menu điều khiển nằm ở trên cùng (chúng tôi sẽ đi sâu vào chi tiết sau), nhưng ngoài ra, trình chỉnh sửa của Notion là một khung vẽ trống để bạn viết, lập kế hoạch, lên ý tưởng và hơn thế nữa.

• Bạn sẽ nhận thấy rằng ngay khi bắt đầu nhập văn bản vào không gian này, các menu phía trên đó sẽ mờ dần vào nền, để lại cho bạn những suy nghĩ trong một khu vực tập trung rộng rãi.

Bảng điều khiển ở đầu thanh bên của bạn chứa một số tính năng chính:

• Trình chuyển đổi không gian làm việc: Nhấp vào tên không gian làm việc hiện tại của bạn để chuyển đổi giữa các không gian làm việc mà bạn tham gia, tạo không gian mới, tham gia không gian khác hoặc đăng xuất. Bạn cũng có thể truy cập cài đặt của mình từ bên trong trình chuyển đổi không gian làm việc. Tìm hiểu thêm về cách chuyển đổi không gian làm việc tại đây →

• Tìm kiếm: Nhấp để mở cửa sổ tìm kiếm của Notion, nơi bạn có thể nhập nội dung mình đang tìm kiếm hoặc nhanh chóng chuyển đến một trang đã truy cập gần đây. Tìm hiểu thêm về Tìm kiếm tại đây →

• Trang chủ: Nhấp để xem các trang và nhiệm vụ cần bạn chú ý. Tìm hiểu thêm về Trang chủ tại đây →

• Cuộc họp: Nhấp để xem các cuộc họp và ghi chú sắp tới để bạn có thể nhanh chóng chuẩn bị cho cuộc họp hoặc xem lại những gì đã xảy ra sau đó.

• Notion AI:Nhấp để tìm kiếm và nghiên cứu với Notion AI. Tìm hiểu thêm về Notion AI tại đây →

• Hộp thư đến: Nhấp để xem tất cả thông báo của bạn tại một nơi. Menu này kết hợp các bản sửa đổi được thực hiện trên các trang bạn theo dõi, các đề cập đến bạn trong không gian làm việc và các nhiệm vụ công việc mới. Một huy hiệu thông báo màu đỏ sẽ xuất hiện tại đây khi bạn có thông báo chưa đọc. Tìm hiểu thêm về hộp thư đến tại đây →

• Thư viện: Nhấp để duyệt và quản lý tất cả nội dung trong không gian làm việc của bạn. Tìm hiểu thêm về Thư viện tại đây →

Thanh bên của bạn chứa nhiều phần khác nhau để giữ cho nội dung không gian làm việc của bạn được sắp xếp ngăn nắp:

• Không gian nhóm: Phần này dành cho người dùng sử dụng các gói trả phí để quản lý các nhóm hoặc đội ngũ khác nhau có thể đang làm việc trong Notion. Tìm hiểu thêm về không gian nhóm tại đây →

• Đã chia sẻ: Phần này chứa các trang mà bạn và những người được chọn khác trong không gian làm việc của bạn có quyền truy cập.

• Riêng tư: Phần này là nơi chứa các trang mà chỉ bạn mới có quyền truy cập.

• Mục yêu thích: Phần này chứa các trang mà bạn đã đánh dấu yêu thích để có thể tham khảo chúng một cách dễ dàng.

Bạn có thể sắp xếp lại và tùy chỉnh các phần trên thanh bên của mình. Tìm hiểu cách thực hiện trong bài viết này →

Mục yêu thích là nơi bạn có thể dễ dàng truy cập tất cả các trang quan trọng nhất đối với mình. Phần này sẽ xuất hiện trong thanh bên của bạn sau khi bạn thêm trang đầu tiên vào mục yêu thích.

Để thêm một trang vào mục yêu thích, hãy điều hướng đến trang đó, sau đó nhấp vào ⭐ ở đầu trang. Bạn sẽ thấy trang đó xuất hiện trong Mục yêu thích trên thanh bên của mình.

Để xóa một trang khỏi mục yêu thích, hãy mở trang đó và bỏ chọn ⭐ ở đầu trang. Bạn cũng có thể di chuột qua trang đó trong thanh bên và nhấp vào •••. Bạn sẽ thấy tùy chọn Xóa khỏi mục Yêu thích.

• Cài đặt cho phép bạn điều chỉnh Notion theo sở thích của mình. Tìm hiểu thêm về cài đặt tại đây →

• Thị trường mở trình chọn mẫu của chúng tôi, nơi bạn có thể tạo một trang mới bằng nội dung khởi đầu để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

• Thùng rác chứa tất cả các trang bạn xóa. Bạn có thể kéo và thả chúng vào đây. Bạn cũng có thể nhấp vào thùng rác để tìm kiếm, xem và khôi phục các trang này.

Có một số cách để thêm trang mới vào Notion.

• Nhấp vào 📝 ở trên cùng thanh bên trái.

• Nếu bạn đang sử dụng ứng dụng trên máy tính, hãy sử dụng phím tắt Cmd/Ctrl + N.

• Nếu bạn đang sử dụng thiết bị di động, hãy nhấn vào 📝 ở cuối màn hình.

Khi bạn di chuột qua một trang trong thanh bên, bạn sẽ thấy cả nút + để thêm một trang lồng bên trong nó và biểu tượng •••, mở ra một menu các hành động bạn có thể áp dụng cho trang: Xóa, Nhân bản, Sao chép liên kết, Đổi tên và Di chuyển đến.

• Luôn biết bạn đang ở đâu trong cấu trúc trang. Xem cách trang bạn đang xem được tích hợp với các trang khác ra sao.

• Bạn có thể nhấp vào bất kỳ trang nào trong đường dẫn này để chuyển đến trang đó ngay lập tức. Đôi khi đường dẫn này sẽ được rút gọn bằng ... — hãy nhấp để xem tất cả các trang ở giữa.

• Bạn có thể thấy ảnh hồ sơ của tất cả những người khác có quyền truy cập vào trang bạn đang xem. Nếu bạn di chuột qua bất kỳ ai trong số họ, bạn có thể thấy danh sách đầy đủ, tên và địa chỉ email của họ.

• Các hình đại diện bị làm mờ là những người hiện không xem trang nhưng có quyền truy cập vào trang đó.

• Khi bạn cộng tác theo thời gian thực trên cùng một nội dung, bạn có thể thấy ảnh của mọi người di chuyển xung quanh, tương ứng với thành phần nội dung mà họ đang đọc hoặc chỉnh sửa.

• Mỗi hàng trong menu này đại diện cho một người hoặc nhóm người khác nhau mà bạn có thể chia sẻ trang cùng. Các menu thả xuống ở bên phải cho phép bạn đặt cấp độ truy cập của họ. Tìm hiểu thêm về quyền tại đây →

• Sao chép liên kết sao chép URL duy nhất của trang vào khay nhớ tạm để bạn có thể chia sẻ với bất kỳ ai bạn muốn. Tuy nhiên, chỉ những người có quyền truy cập vào trang mới có thể xem được trang đó.

• Mời cho phép bạn thêm những người ở trong hoặc ngoài không gian làm việc của bạn vào một trang bằng địa chỉ email của họ. Tìm hiểu thêm về chia sẻ tại đây →

Menu này chứa nhiều tùy chọn, bao gồm:

• Khóa trang: Bật tính năng này để ngăn chặn mọi chỉnh sửa. Tính năng này rất hữu ích để tránh các chỉnh sửa vô ý trên các trang quan trọng.

• Khóa cơ sở dữ liệu: Tùy chọn này chỉ khả dụng cho các cơ sở dữ liệu Toàn trang. Khi bạn bật tính năng này, mọi người vẫn có thể nhập dữ liệu nhưng không thể thay đổi chế độ xem hoặc thuộc tính.

• Tùy chỉnh trang: Chuyển đổi khả năng hiển thị của các phần liên kết ngược và bình luận trang.

• Di chuyển đến: Thao tác này mở ra một menu nơi bạn có thể chọn bất kỳ không gian làm việc hoặc trang nào khác để di chuyển trang hiện tại vào đó.

• Cập nhật & phân tích: Xem những thay đổi nào đã được thực hiện trên một trang, số lần trang đã được xem, ai đã tạo trang đó và hơn thế nữa.

• Lịch sử phiên bản: Xem các phiên bản trước của trang quay ngược lại vài ngày, tùy thuộc vào gói bạn đang sử dụng.

• Nhập hoặc đồng bộ từ: Bạn có thể thêm tài liệu và dữ liệu từ một số ứng dụng khác (Evernote, Trello, Google Docs, v.v.) vào trang.

• Xuất: Tải xuống trang dưới dạng tệp về máy tính của bạn. Các cơ sở dữ liệu được lưu dưới dạng tệp CSV, trong khi các trang không phải cơ sở dữ liệu được lưu dưới dạng tệp Markdown. Bạn cũng có thể xuất trang hoặc cơ sở dữ liệu của mình dưới dạng PDF hoặc HTML.

Một không gian làm việc hoạt động hơi khác biệt nếu bạn sử dụng nó với một nhóm so với khi bạn sử dụng nó một mình:

• Trong không gian làm việc cá nhân, các trang mới tạo sẽ mặc định ở chế độ Riêng tư trừ khi chúng đã được chia sẻ rõ ràng.

• Việc sắp xếp thanh bên trong mục Không gian nhóm cũng có thể được xem bởi tất cả các thành viên. Cách sắp xếp trang sẽ hiển thị giống nhau với mọi người, mặc dù các cá nhân có thể đóng hoặc mở các trang khác nhau mà không ảnh hưởng đến chế độ xem của người khác.

• Trên gói Plus, Business hoặc Enterprise của Notion, có các thành viên và quản trị viên với các cấp quyền khác nhau. Tìm hiểu thêm về chia sẻ và quyền tại đây →