Cài đặt không gian làm việc

Để thay đổi tên và biểu tượng không gian làm việc của bạn:

1. Vào mục Cài đặt trong thanh bên.

2. Trong phần Workspace, chọn General.

3. Trong trường bên dưới Name, hãy nhập một tên đơn giản cho không gian làm việc của bạn.

4. Bên dưới Icon, hãy nhấp vào biểu tượng hiện tại của bạn và chọn một biểu tượng cảm xúc hoặc tải lên hình ảnh của riêng bạn.

Giúp những người có miền địa chỉ email nhất định dễ dàng tự động tham gia không gian làm việc của bạn với tư cách là thành viên, hoặc với tư cách là chủ sở hữu không gian làm việc nếu bạn đang sử dụng gói Miễn phí. Ngay khi họ đăng ký, Notion sẽ nhận ra email của họ và hỏi xem họ có muốn tham gia không gian làm việc của bạn hay không.

Để thiết lập một miền được phép:

1. Vào mục Cài đặt trong thanh bên.

2. Trong phần Workspace, chọn General.

3. Bên dưới Trusted domain access, hãy tìm trường bên dưới Tên miền email được phép và nhập miền của bạn.

Dữ liệu Notion của bạn sẽ luôn được sao lưu trên đám mây, nhưng bạn cũng có thể xuất dữ liệu đó để lưu giữ an toàn. Bạn có thể xuất tất cả các trang của mình dưới dạng HTML, markdown hoặc CSV (đối với cơ sở dữ liệu), cùng với bất kỳ tệp nào bạn đã tải lên.

Nếu bạn đang sử dụng gói Business hoặc gói Enterprise, bạn cũng có thể xuất toàn bộ không gian làm việc của mình sang PDF, điều này có thể hữu ích cho các bản sao lưu pháp lý và tuân thủ.

Các trang mà trình xuất không có quyền truy cập, chẳng hạn như các trang Riêng tư của người dùng khác, sẽ không được bao gồm trong tệp xuất. Chủ sở hữu không gian làm việc trên gói Enterprise có thể cấp quyền truy cập cho bản thân và những người khác vào các trang cụ thể bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm nội dung, để các trang đó có thể được bao gồm trong các lần xuất trong tương lai. Một số nội dung cũng có thể không được xuất dựa trên cài đặt không gian nhóm.

Một sơ đồ trang web (index.html) được bao gồm trong tệp xuất để giúp bạn điều hướng không gian làm việc đã xuất. Các mục danh sách trong sơ đồ trang web được liên kết cục bộ với các trang đã xuất ở định dạng HTML và markdown.

Để xuất nội dung không gian làm việc của bạn:

1. Vào mục Cài đặt trong thanh bên.

2. Trong phần Workspace, chọn General.

3. Tìm và chọn
Xuất toàn bộ nội dung của không gian làm việc
.

4. Bạn sẽ nhận được email từ Notion kèm theo liên kết để tải xuống các tệp của mình. Liên kết này sẽ hết hạn sau 7 ngày.

Nếu bạn có gói Business hoặc gói Enterprise, bạn có thể xuất danh sách tất cả mọi người trong không gian làm việc của mình.

Tệp CSV được xuất sẽ bao gồm:

• Email.

• Tên.

• Họ.

• Vai trò (Chủ sở hữu không gian làm việc, quản trị thành viên, thành viên hoặc khách).

• Danh sách các nhóm quyền mà mỗi thành viên là một phần trong đó.

• ID người dùng.

Để xuất thành viên không gian làm việc dưới dạng CSV:

1. Vào mục Cài đặt trong thanh bên.

2. Trong phần Workspace, chọn General.

3. Tìm và chọn Xuất thông tin thành viên dưới dạng CSV.

Nếu bạn muốn phân tích lượt xem trang hiển thị cho những người dùng có quyền truy cập đầy đủ hoặc quyền chỉnh sửa trang:

1. Vào mục Cài đặt trong thanh bên.

2. Trong phần Workspace, chọn General.

3. Bật Lưu và hiển thị phân tích lượt xem trang.

Sau khi không gian làm việc bị xóa:

• Hành động này là vĩnh viễn.

• Tất cả nội dung bên trong đó sẽ bị xóa. Bạn sẽ không thể truy cập nội dung của mình — ngay cả các trang Riêng tư. Bạn có thể muốn Xuất bất kỳ dữ liệu nào mà bạn muốn giữ lại sau khi xóa không gian làm việc.

• Không gian làm việc đã xóa sẽ bị xóa đối với tất cả mọi người trong đó. Điều này có nghĩa là tất cả người dùng từng là thành viên của không gian làm việc trước khi nó bị xóa sẽ không còn quyền truy cập vào không gian làm việc đó hoặc bất kỳ nội dung nào bên trong không gian làm việc đó nữa.

• Bạn sẽ được đưa trở lại một không gian làm việc khác mà bạn thuộc về, hoặc trang đăng ký Notion nếu bạn không thuộc về bất kỳ không gian làm việc nào khác.

Để xóa một không gian làm việc:

1. Vào mục Cài đặt trong thanh bên.

2. Trong phần Workspace, chọn General.

3. Cuộn xuống Khu vực nguy hiểm và chọn Xoá toàn bộ không gian làm việc. Bạn sẽ được yêu cầu nhập tên không gian làm việc của mình để xác nhận rằng bạn muốn tiếp tục.

Biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh có thể được sử dụng làm biểu tượng trang, trong các phản ứng và nội tuyến. Các thành viên trong không gian làm việc có thể đi tới Cài đặt trong thanh bên của họ → Biểu tượng cảm xúc để quản lý các biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh trong không gian làm việc của họ. Từ đây, họ có thể:

• Chọn Thêm biểu tượng cảm xúc để tải lên tệp của riêng họ.

• Chọn ••• bên cạnh biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh mà họ đã thêm, và Chỉnh sửa hoặc Xóa nó.

• Chủ sở hữu không gian làm việc có thể chỉnh sửa hoặc xóa bất kỳ biểu tượng cảm xúc nào, ngay cả khi họ không tạo ra nó.

• Chủ sở hữu không gian làm việc cũng có thể bật Giới hạn việc tạo biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh cho chủ sở hữu không gian làm việc nếu họ không muốn tất cả thành viên tạo biểu tượng cảm xúc tùy chỉnh.

Tùy thuộc vào cách bạn sử dụng không gian làm việc của mình, bạn có thể muốn giữ dữ liệu trong đó ở chế độ riêng tư chỉ dành cho nhóm của mình. Bạn có thể đi tới phần Bảo mật để điều chỉnh cài đặt bảo mật không gian làm việc của mình.

• Cho phép yêu cầu truy cập trang từ người không phải là thành viên: Cài đặt này khả dụng cho tất cả các gói ngoại trừ Enterprise.

• Cho phép thành viên yêu cầu thêm thành viên khác: Cài đặt này khả dụng cho người dùng gói Plus trở lên.

• Cho phép bất kỳ người dùng nào yêu cầu được thêm làm thành viên của không gian làm việc: Cài đặt này khả dụng cho người dùng gói Plus trở lên.

• Cho phép khách truy cập trang yêu cầu được thêm làm thành viên của không gian làm việc: Cài đặt này khả dụng cho người dùng gói Plus trở lên.

• Tắt việc xuất bản Trang web Notion và Biểu mẫu: Không cho phép thành viên xuất bản Trang web Notion hoặc Biểu mẫu lên web. Bất kỳ Trang web Notion hoặc Biểu mẫu nào đã trực tuyến trên web sẽ bị gỡ xuống.

• Tắt việc sao chép trang sang các không gian làm việc khác: Không cho phép thành viên di chuyển trang sang các không gian làm việc khác. Đặc biệt hữu ích nếu bạn có nhiều người và nhiều trang. Việc này có thể nhanh chóng gây nhầm lẫn và một số người có thể mất quyền truy cập khi các trang bị di chuyển.

• Vô hiệu hoá xuất dữ liệu: Không cho phép thành viên xuất trang. Điều này đảm bảo rằng tất cả dữ liệu của bạn vẫn nằm trong Notion thay vì có các phiên bản khác nhau được lưu dưới dạng markdown hoặc CSV.

• Cho phép thành viên mời khách vào các trang: Cho phép thành viên mời khách vào các trang không gian làm việc cụ thể.

• Cho phép thành viên yêu cầu thêm khách: Cho phép thành viên yêu cầu mời khách vào các trang trong không gian làm việc.

• Ai có thể thêm thành viên bị hạn chế vào không gian nhóm: Chọn xem chủ sở hữu không gian làm việc, chủ sở hữu không gian làm việc và không gian nhóm, hay bất kỳ thành viên nào có thể thêm thành viên bị hạn chế vào một không gian nhóm.

• Ai có thể thêm thành viên bị hạn chế vào trang: Chọn xem chủ sở hữu không gian làm việc, bất kỳ thành viên nào có sự phê duyệt của quản trị viên, hay bất kỳ thành viên nào có thể thêm thành viên bị hạn chế vào một trang.

• Sau khi các trang được chuyển vào Thùng rác, hãy xóa chúng sau: Tùy chọn này cho phép bạn chọn thời gian các trang sẽ bị xóa sau khi được chuyển vào Thùng rác.

• Sau khi các trang bị xóa khỏi Thùng rác, hãy giữ lại chúng trong: Tùy chọn này cho phép bạn chọn thời gian các trang có thể được giữ lại sau khi bị xóa khỏi Thùng rác.

Nếu bạn đang sử dụng gói Business hoặc Enterprise, bạn có thể xác minh miền cho không gian làm việc của mình.

Để xác minh miền cho không gian làm việc của bạn:

1. Vào mục Cài đặt trong thanh bên.

2. Chọn Identity.

3. Bên cạnh Verified domains, chọn Add domain.

4. Nhập miền mới của bạn và chọn Next.

5. Làm theo các lời nhắc để cập nhật bản ghi DNS của bạn.

6. Nhấp vào Verify để yêu cầu Notion kiểm tra bản ghi DNS của bạn.

   • Nếu trạng thái miền của bạn là Pending, hãy chọn •••bên cạnh miền → View details → Verify để xác minh thủ công.

7. Sau khi xác minh hoàn tất, bạn sẽ nhận được email xác nhận và trạng thái miền của bạn sẽ là Verified.

Nếu bạn đang sử dụng gói Business hoặc Enterprise, bạn có thể thiết lập SAML SSO cho không gian làm việc của mình. Tìm hiểu thêm trong bài viết này →