Weergaven, filters, sorteringen & groepen

Er zijn veel verschillende manieren om je content binnen een database te visualiseren. Hier volgt een overzicht op hoog niveau van elke lay-out:

• Tabel: Met tabellen kun je je databasepagina's als rijen zien, waarbij elke eigenschap wordt weergegeven door een kolom.

• Bord: Deze weergave groepeert je items op eigenschap. Je kunt het bijvoorbeeld gebruiken als een Kanban-bord om taken van de ene naar de andere status te verplaatsen terwijl je er vooruitgang in boekt.

• Tijdlijn: Gebruik je database om projectmijlpalen op een Tijdlijn uit te zetten, zodat je kunt zien wanneer ze plaatsvinden en hoe lang ze duren om te voltooien.

• Agenda: De agendaweergave toont je items gebaseerd op de eigenschap Datum.

• Lijst: Lijsten zijn een zeer overzichtelijke, minimale lay-out van je database-items.

• Galerij: Deze weergave is handig voor het uitlichten van afbeeldingen. Je kunt je galerij bewerken om afbeeldingen te tonen die in de eigenschap Bestanden en media staan — anders toont de galerij alle content die de databasepagina bevat.

• Diagrammen: Deze weergave visualiseert je database-items in een staaf-, lijn- of ringdiagram, zodat je de gegevens eenvoudig kunt analyseren en rapporteren.

Je kunt ook informatie maken, delen en verzamelen met behulp van Formulieren, die zijn gekoppeld aan databases.

Nieuwe databases worden gemaakt als tabellen. Daarna kun je een nieuwe weergave maken door + te selecteren naast je databasenaam of je bestaande databaseweergaven. Afhankelijk van je schermgrootte moet je mogelijk op de naam van je huidige weergave klikken en Nieuwe weergave selecteren.

Selecteer in het menu dat verschijnt een type weergave. Geef je weergave vervolgens een naam. Je kunt door je weergaven klikken om je gegevens op verschillende manieren te bekijken.

Je kunt de volgorde van je weergaven wijzigen door ze te slepen. Als je veel weergaven hebt, kun je {#} meer... selecteren naast je weergaven om dit te doen.

In je zijbalk verschijnen weergaven als geneste items binnen een full page-database. Je herkent ze aan het • aan de linkerkant. Klik op een weergave in de zijbalk om er direct naartoe te gaan.

Als je in een bepaalde weergave bent, klik dan op de naam ervan om deze te hernoemen, dupliceren, verwijderen, de link ervan te kopiëren of de componenten ervan te bewerken. Je kunt weergavecomponenten ook bewerken door rechtsboven in de database op het instellingenmenu te klikken.

Het instellingenmenu heeft een sectie genaamd View settings. Dit menu bevat de volgende opties:

• Lay-out: geef aan hoe je de database visueel wilt ordenen.

• Property visibility: toon of verberg database-eigenschappen voor elke weergave.

• Filter: voeg criteria toe op basis van eigenschapwaarden om gegevens te tonen of te verbergen.

• Sort: sorteer op een eigenschap om de volgorde te wijzigen waarin pagina's worden getoond.

• Groeperen: Groepeer je gegevens op basis van de waarden in een eigenschap.

• Subgroep: Creëer een tweede groeperingslaag binnen je bestaande groepen. Groepen op status kunnen bijvoorbeeld ook worden onderverdeeld in prioriteit.

• Link naar weergave kopiëren: Krijg een directe link naar de specifieke databaseweergave waarin je je bevindt.

Hieronder vind je meer informatie over filters, sorteringen en groepen.

Binnen elke weergave kun je aangeven hoe databasepagina's moeten worden geopend. Er zijn drie opties beschikbaar:

• Zijweergave: open pagina's aan de rechterkant van de database. De rest van de databaseweergave blijft interactief aan de linkerkant.

• Centrale weergave: open pagina's in een gerichte, gecentreerde modale weergave.

• Volledige pagina: open pagina's direct als volledige pagina.

Om te wijzigen hoe pagina's open in een specifieke weergave:

1. Open het instellingenmenu bovenaan de database.

   

2. Selecteer Lay‐out.

3. Open het menu naast Open pages in en maak een keuze uit de opties.

Met Notion kun je eenvoudig je database filteren zodat alleen de items worden getoond die aan specifieke criteria voldoen. Deze filters kunnen zo simpel of complex zijn als je maar wilt!

Ga als volgt te werk om de vermeldingen in een databaseweergave te filteren:

1. Open het instellingenmenu bovenaan de database.

   

2. Selecteer in het menu dat verschijnt Filter onder View settings.

3. Kies de eigenschap waarop je wilt filteren.

4. Je kunt kiezen voor Opslaan voor iedereen als je wilt dat het filter voor iedereen in de databaseweergave wordt toegepast. Als je wilt dat het filter alleen voor jou geldt, selecteer deze optie dan niet.

Je kunt specifiekere databaseweergaven maken en de logische operators and en or combineren door filtergroepen te gebruiken. Deze kunnen tot drie lagen diep worden geïntegreerd. Ga als volgt te werk:

1. Open het instellingenmenu bovenaan de database.

2. Selecteer in het menu dat verschijnt Filter onder View settings → Geavanceerd filter toevoegen.

3. Kies in het menu dat verschijnt de eigenschappen waarop je wilt filteren en pas de logische operators AND en OR van het Geavanceerd filter aan.

Een filter verwijderen:

1. Open het instellingenmenu bovenaan de database.

2. Selecteer in het menu dat verschijnt Filter onder View settings.

3. Open het filter dat je wilt verwijderen en selecteer in het menu dat verschijnt ••• → Filter verwijderen.

Je kunt je database sorteren zodat items worden weergegeven op basis van eigenschappen in oplopende of aflopende volgorde. Je kunt databasepagina's bijvoorbeeld ordenen op prioriteit, op het moment van laatste bewerking of alfabetisch.

Je database sorteren:

1. Open het instellingenmenu bovenaan de database.

   

2. Selecteer in het menu dat verschijnt Sorteren onder View settings.

3. Kies de eigenschap waarop je wilt sorteren.

4. Je kunt ervoor kiezen om Opslaan voor iedereen te selecteren als je wilt dat de sortering voor iedereen in de databaseweergave wordt toegepast. Als je wilt dat de sortering alleen voor jou geldt, selecteer deze optie dan niet.

5. Wijzig de volgorde waarop meerdere sorteringen worden toegepast door deze omhoog of omlaag te slepen met ⋮⋮.

Een sortering verwijderen:

1. Open het instellingenmenu bovenaan de database.

2. Selecteer in het menu dat verschijnt Sorteren onder View settings.

3. Selecteer X naast de sortering die je wilt verwijderen.

Je kunt je database groeperen op verschillende eigenschappen in je tabel om ze op verschillende manieren te visualiseren. Om dit te doen:

1. Open het instellingenmenu bovenaan de database.

   

2. Selecteer in het menu dat verschijnt Groeperen onder View settings.

3. Kies de eigenschap waarop je wilt groeperen.

De database wordt nu gegroepeerd op waarden van die eigenschap. Je kunt naar het instellingenmenu gaan en Groeperen selecteren om:

• Groepen verbergen of tonen door 👁️ ernaast te selecteren.

• Sorteer je groepen handmatig of via de geboden opties (alfabetisch, oplopend en meer).

• Lege groepen verbergen.

Groeperen uitschakelen:

1. Open het instellingenmenu bovenaan de database.

2. Selecteer in het menu dat verschijnt Groeperen onder View settings.

3. Selecteer Groepering verwijderen.

Databases die ten minste drie pagina's bevatten, zijn ook doorzoekbaar, zodat je gemakkelijk de informatie erin kunt doorlopen. Om een database te doorzoeken, selecteer je 🔍 bovenaan de database en voer je een zoekopdracht in. Terwijl je typt, toont de database alleen pagina's die overeenkomen met je zoekopdracht. De database-zoekfunctie kijkt naar paginatitels en eigenschappen van de database.

Als je een grote database hebt, is het waarschijnlijk lastig om te blijven schakelen tussen eigenschappen om gegevens te vergelijken.

In plaats daarvan kun je één kolom vastzetten zodat deze aan de linkerkant zichtbaar blijft, ongeacht waar je scrolt in de database.

1. Als je een kolom wilt vastzetten, klik je op de naam van die kolom en vervolgens op Vastzetten tot kolom.

2. Als je een kolom weer wilt losmaken, klik je op de naam van de kolom en vervolgens op Kolommen losmaken.