Databaseegenskaper

For å opprette din første egenskap i en database, klikk på Legg til egenskap. Gi egenskapen et navn, og velg deretter en egenskapstype.

For å legge til en egenskap i en database som allerede har eksisterende egenskaper:

• Velg + ved siden av den ytterste egenskapen til høyre. Gi egenskapen et navn, og velg deretter en egenskapstype.

• I /tabellvisning, klikk på en eksisterende egenskap → Sett inn til venstre eller Sett inn til høyre avhengig av hvor du vil at den nye egenskapen skal ligge i tabellen. Gi egenskapen et navn, og velg deretter en egenskapstype.

For å administrere og redigere egenskapene til en database, åpne innstillingsmenyen øverst i databasen og velg Rediger egenskaper.

Herfra kan du:

• Hurtigsøk etter en egenskap.

• Opprett en Ny egenskap.

• Klikk på spesifikke egenskaper for å redigere dem. Du kan justere innstillinger som er spesifikke for en egenskap (for eksempel kan du bryte tekst i en teksegenskap), dupliser en egenskap eller /slett en egenskap.

Du kan også redigere individuelle egenskaper ved å klikke direkte på dem i databasen din. Dette åpner en meny der du kan redigere egenskapens navn, filtrere eller sortere etter den egenskapen, kjør beregninger og mer.

Hvis du vil at spesifikke egenskaper skal skjules eller vises i en databasevisning:

1. Åpne innstillingsmenyen øverst i databasen.

2. Velg Egenskapssynlighet.

3. Velg 👁️ ved siden av en egenskap for å skjule eller vise den.

Alle data som legges inn i en egenskap, kalles en verdi. Måten du redigerer verdier på, er forskjellig for hver type egenskap. Her er noen få eksempler:

• For Valg- og Flervalg-egenskaper blir du bedt om å legge til tagger ved å skrive inn det du ønsker, og trykke enter etter hver gang. Farger er tilfeldig tildelt.

  • Du kan legge til så mange unike tagger du vil i disse menyene.

  • Rediger taggnavn og farger eller slett dem ved å klikke på egenskapsfeltet (altså tabellcellen), deretter ••• som vises til høyre når du holder musepekeren over en egenskap.

  • Endre rekkefølgen på tagger ved å ta tak i ⋮⋮-ikonet til venstre for dem og dra.

• For Dato-egenskaper vil du få opp datovelgeren når du klikker for å legge til data. Der kan du velge den dagen som er relevant for databaseelementet – kanskje det er en dato for en hendelse eller en tidsfrist.

  • Klikk på Påminn for å sette en påminnelse i denne egenskapen som vil varsle deg på gitt dato og tidspunkt.

  • Slå på Sluttdato for å definere et datoområde i denne egenskapen.

  • Slå på Inkluder tidspunkt for å velge et nøyaktig tidspunkt, ikke bare en dag.

  • Klikk på Datoformat og tidssone for å endre disse innstillingene.

  • Klikk på Fjern for å fjerne alle verdier i datoegenskapen.

• For  Filer og medier-egenskaper vil du bli bedt om å laste opp en fil eller lime inn en lenke for å bygge inn en fil når du klikker på det angitte feltet.

  • Du kan også dra en fil fra datamaskinen til egenskapen for å laste den opp.

  • Du kan legge til flere filer i et hvilket som helst felt samtidig.

  • Klikk på ••• til høyre for opplastede filer for å /slett, Laste ned, Fullskjerm eller Vis opprinnelig.

  • Bruk ⋮⋮ til venstre for opplastede filer for å dra og endre rekkefølgen på dem.

• I en Person-egenskap kan du tagge andre medlemmer eller gjester i arbeidsområdet.

  • Bare skriv inn navnene deres og trykk på enter etter hvert navn.

  • For å slette noen som er tagget, klikker du på dem og deretter på X ved siden av navnet deres.

• Verdier vises automatisk for disse egenskapene: Opprettet tidspunkt, Opprettet av, Sist redigert, Sist redigert av.

• Du kan ganske enkelt skrive inn eller lime inn verdier for URL-, E-post-, Telefon- og Tall-egenskaper, på samme måte som du ville ha gjort for en Tekst-egenskap.

• Redigering av verdier for Relasjon- og Rollup-egenskaper krever flere trinn.

For å holde databaser raske og pålitelige, kan hver database ha opptil 500 egenskaper. Hvis du når denne grensen, vil du ikke kunne legge til nye egenskaper før du fjerner noen.

Når du prøver å legge til en egenskap utover denne grensen, vil du se en feilmelding og den nye egenskapen ikke bli opprettet.

Hvis du når grensen, prøv disse trinnene:

• Slett ubrukte egenskaper du ikke lenger trenger.

• Konsolider lignende egenskaper (kombiner for eksempel flere «Status»- eller «Kategori»-egenskaper).

For å hjelpe deg med å visuelt skille databaseelementene fra hverandre, kan du tilordne en farge til databasesider basert på visse betingelser. Du vil for eksempel kanskje at alle forfalte oppgaver i en oppgavedatabase skal vises i rødt.

Slik bruker du betinget farge på en databasevisning:

1. Velg glidebryterikonet øverst i databasevisningen.

2. Under Visningsinnstillinger, velg Betinget farge.

3. Velg Ny fargeinnstilling.

4. Velg databaseegenskapen du vil fargelegge etter.

5. Åpne rullegardinmenyen ved siden av egenskapsnavnet ditt og sett en regel for fargeinnstillingen.

6. Velg en Sidebakgrunn-farge.

   • Hvis aktuelt, vil databasesidene dine som standard samsvare med fargen på egenskapsverdiene som er knyttet til dem. Hvis for eksempel prioritetsegenskapen din har P0 i rødt og P1 i oransje, og du fargelegger databasen etter prioritet, vil alle P0-sider vises i rødt og alle P1-sider vises i oransje. Du kan endre dette når som helst!

7. Hvis du er i /tabellvisning, åpner du menyen ved siden av Bruk på og velger om du vil bruke fargen på hele raden eller bare egenskapen som regelen din gjelder for.

8. Velg Legg til en til for å opprette flere fargebetingelser for databasevisningen din.

• Betinget farge er tilgjengelig i følgende visninger:

  • Tabell

  • Kalender

  • Tidslinje

  • Liste

  • Tavle

  • Feed

• Betinget farge kan brukes basert på følgende egenskaper:

  • Velg

  • Flervalg

  • Status

  • Tittel

  • Tekst

  • Nummer

  • Dato

  • Person

  • Avmerkingsboks

  • Formler

  • Relasjoner

  • Rollups

• Innstillinger for betinget farge opprettes på visningsnivå. Ulike databasevisninger kan ha ulike innstillinger for betinget farge, og innstillinger for betinget farge som brukes på én databasevisning, vil ikke automatisk gjelde for databasens andre visninger. Når du dupliserer en visning, vil imidlertid fargeinnstillingene også bli duplisert.

• Betinget farge gjelder på sidenivå; foreløpig kan du ikke ha spesifikke egenskaper fargelagt på en side eller et kort. Fargen gjelder for hele bakgrunnen på en side.

• For å bruke betinget farge på en egenskap og ikke en hel databaseside, må du være i en /tabellvisning av en database.

Slik sletter du en fargeinnstilling:

1. Velg glidebryterikonet øverst i databasevisningen.

2. Under Visningsinnstillinger, velg Betinget farge.

3. Velg 🗑️ ved siden av innstillingen du vil slette.

Du kan legge igjen kommentarer i databaseegenskaper, bare når du er i /tabellvisning eller når du har en databaseside åpen.

Slik kommenterer du en egenskap mens du er i /tabellvisning:

1. Hold markøren over en egenskap for et databaseelement.

2. Velg 💬 som vises.

3. Skriv inn kommentaren din.

Slik kommenterer du en egenskap mens du er på en databaseside:

1. Hold markøren over en egenskap.

2. Velg 💬 som vises, eller velg ⋮⋮ til venstre for egenskapen → kommentar.

3. Skriv inn kommentaren din.

Når en kommentar er lagt inn, vil du se 💬 ved siden av egenskapen den er knyttet til. Du kan velge 💬 for å se kommentaren og delta i samtalen.

Du kan tildele spesifikke tilgangsnivåer til personer som er nevnt i en person-egenskap eller opprettet av-egenskap på en databaseside. Finn ut mer om dette her →