Formulieren

Met Formulieren kun je eenvoudig informatie van anderen verzamelen, zelfs als die mensen geen deel uitmaken van je Notion-werkspace of Notion helemaal niet gebruiken. Alle leden op alle Notion-abonnementen kunnen Formulieren maken en gebruiken.

Formulieren zijn gekoppeld aan databases, dus elke vraag in je Formulieren is verbonden met een eigenschap in je database. Op deze manier staat je Formulieren direct naast de antwoorden en kun je de verzamelde informatie op dezelfde manier gebruiken als informatie in elk ander type database.

Een nieuwe Formulieren maken:

1. Gebruik in een pagina de Slash-opdracht /Formulieren.

2. Selecteer Formulieren in het menu dat verschijnt.

Wanneer je je nieuwe Formulieren maakt, wordt er automatisch een Respondent-eigenschap gemaakt om de namen van je respondenten vast te leggen. Je kunt respondenten ook toestaan anoniem te blijven in je Formulieren delingsinstellingen →

Als je al een database gebruikt om informatie van verschillende mensen te verzamelen, is het eenvoudig om een Formulieren aan die database toe te voegen! Een Formulieren maken vanuit een bestaande database:

1. Selecteer + naast je bestaande weergaven in een database. Afhankelijk van je schermgrootte moet je mogelijk het vervolgkeuzemenu naast je huidige weergave openen en Weergave toevoegen selecteren.

2. Selecteer Formulieren in het menu dat verschijnt.

3. Selecteer Maak {#} vragen om door te gaan.

Maak een Gemaakt door-eigenschap in je database als je de namen van je respondenten wilt vastleggen. Je kunt respondenten ook toestaan anoniem te blijven in je Formulieren delingsinstellingen →

Zodra je een Formulieren hebt gemaakt, word je naar de Formulierenbouwer geleid, die er zo uitziet.

Met de Formulierenbouwer kun je bepalen hoe je Formulieren eruitziet en hoe het werkt wanneer je het deelt zodat anderen het kunnen invullen. Formulieren configureren:

1. Geef je Formulieren een titel en een optionele beschrijving.

2. Beweeg de muis over de titel van het Formulieren om een Formulierenpictogram of een Formulierenomslag toe te voegen.

3. Klik op de vragen in je Formulieren om ze te bewerken. Standaard worden alle wijzigingen die je in het Formulieren aanbrengt, gesynchroniseerd met de namen van je database-eigenschappen. Als je bijvoorbeeld een nieuwe vraag maakt met de tekst "Hoe laat komt het je uit?", wordt er een nieuwe eigenschap met diezelfde naam in je database gemaakt. Als je een Formulierenvraag wijzigt van "Favoriete kleur" naar "Wat is je favoriete kleur?", wordt je database-eigenschap "Favoriete kleur" hernoemd naar "Wat is je favoriete kleur?".

4. Om meer vragen aan je Formulieren toe te voegen, selecteer je + onder de laatste vraag.

5. Beweeg over elke vraag in je database en selecteer •••. Vanaf hier kun je:

   • Maak de vraag Verplicht. Dit betekent dat respondenten de vraag moeten beantwoorden om het formulier te kunnen verzenden.

   • Voeg een Beschrijving toe aan je vraag zodat mensen beter kunnen begrijpen waar je naar vraagt.

   • Toon opties als een lijstweergave of een vervolgkeuzemenu als je vraag meerkeuze is.

   • Sta een Lang antwoord toe voor tekst-eigenschapsvragen.

   • Wijzig het Vraagtype, wat gelijk is aan het eigenschapstype. Dit kan bijvoorbeeld een Meerkeuze-vraagtype of -eigenschap zijn als je een ja-of-nee-vraag wilt stellen. Het kan een Datum-vraagtype of -eigenschap zijn als je wilt vragen naar iemands beschikbaarheid of verjaardag.

     • Voor vragen die gekoppeld zijn aan eigenschappen voor meerdere selecteren, relaties en personen, kun je een maximaal aantal selecties per reactie opgeven.

   • Schakel Synchroniseren met eigenschapsnaam uit als je wilt dat de vragen in je Formulieren er anders uitzien dan de namen van je database-eigenschappen. Misschien wil je bijvoorbeeld 'Wat is je favoriete kleur?' vragen in je Formulieren, maar wil je dat de reacties in een eigenschap met een eenvoudigere naam, zoals 'Favoriete kleur', worden verzameld.

   • Voeg voorwaardelijke logica toe als je vraag meerkeuze is en je een Business- of Enterprise-abonnement hebt. Als de gebruiker bijvoorbeeld optie A selecteert, kun je deze doorverwijzen naar een specifieke vervolgvraag.

   • Vraag dupliceren of Vraag verwijderen.

6. Selecteer Formuliereninstellingen bovenaan je Formulierenbouwer → Verzendingsscherm. Vanaf hier kun je de verzendervaring voor je respondenten aanpassen, zoals de Kleur en Tekst van de verzendknop, evenals de Bevestigingstitel en Bevestigingstekst. Je kunt er ook voor kiezen om een kopie van elke inzending per e-mail te ontvangen.

7. Zodra je klaar bent met het instellen van je Formulieren, selecteer je Voorbeeld bovenaan om te zien hoe je Formulieren eruitziet wanneer je het met anderen deelt.

Om je Formulieren te delen:

1. Selecteer Formulieren delen bovenaan de Formulierenbouwer.

2. Selecteer Wie kan invullen en kies een van de volgende opties:

   • Iedereen bij {your workspace} met de link, wat betekent dat alle werkruimteleden het formulier kunnen invullen als ze de link hebben. Gasten kunnen het formulier alleen invullen als ze toegang hebben gekregen tot de database waaraan het formulier is gekoppeld.

   • Iedereen op het web met de link, wat betekent dat mensen die geen deel uitmaken van je Notion-werkruimte en mensen die Notion niet gebruiken het formulier kunnen invullen als ze de link hebben.

   • Geen toegang, wat je kunt selecteren als je je formulier wilt sluiten en geen nieuwe reacties meer wilt accepteren.

3. Als je Formulieren alleen beschikbaar is voor mensen in je workspace en anonieme antwoorden zijn uitgeschakeld, kun je Toegang tot inzending selecteren en kiezen hoe respondenten met hun inzendingen kunnen omgaan nadat ze zijn ingediend:

   • Geen toegang betekent dat de respondent zijn Formulierenantwoorden na indiening niet kan zien.

   • Kan bekijken betekent dat de respondent zijn Formulierenantwoorden na indiening kan zien.

   • Kan opmerkingen plaatsen betekent dat de respondent na indiening op zijn Formulierenantwoorden een opmerking kan plaatsen.

   • Kan bewerken betekent dat de respondent zijn Formulierenantwoorden na indiening kan bewerken.

   • Volledige toegang betekent dat de respondent zijn Formulierenantwoorden na indiening kan bewerken, en ook machtigingen kan bijwerken voor de pagina die zijn Formulierenantwoorden bevat.

4. Als je ervoor hebt gekozen om je Formulieren te delen met iedereen op het web die de link heeft en je een betaald Notion-abonnement hebt, kun je Notion-branding in- of uitschakelen, afhankelijk van of je wilt dat het Notion-logo in je Formulieren verschijnt.

5. Schakel Anonieme antwoorden in of uit, afhankelijk van of je wilt dat de naam van de respondent wordt vastgelegd wanneer je Formulieren wordt ingevuld. Respondenten voor Formulieren die beschikbaar zijn voor Iedereen op het web met de link zijn automatisch anoniem.

   • In Formulieren die vanaf nul zijn gemaakt, wordt deze informatie vastgelegd in de Respondent-eigenschap, die automatisch in je database wordt aangemaakt.

   • Bij Formulieren die zijn gemaakt op basis van een bestaande database, kun je een Gemaakt door-eigenschap in de database aanmaken om deze informatie vast te leggen.

6. Kopieer de link naar het Formulieren bovenaan het menu en je bent klaar om te delen.

Je kunt een Formieren invullen via je desktop of mobiel apparaat, zolang je de formulierlink hebt en over de vereiste machtigingen beschikt. Houd er rekening mee dat sommige Formieren alleen kunnen worden ingevuld wanneer je bent aangemeld bij de Notion workspace waar die zijn gemaakt.

Om een kopie van je formulierantwoorden te krijgen, moet je inloggen op je Notion-account of een nieuw account aanmaken. Je kunt je formulierantwoorden alleen bewerken als je Kan content bewerken-toegang hebt tot de database, of Kan bewerken-toegang tot de databasepagina waar je antwoorden zijn opgeslagen.

Standaard worden formulierantwoorden opgeslagen in een /tabelweergave van je database genaamd Responses. Je ziet je Formulierenvragen als database-eigenschappen.

Je kunt automatiseringen in je Formulieren bouwen zodat er specifieke acties kunnen worden ondernomen wanneer je een nieuw antwoord krijgt of wanneer een vraag op een bepaalde manier wordt beantwoord. Je kunt statusupdates naar de respondent sturen, ze meldingen sturen in Slack, en meer.

Ga als volgt te werk:

1. Open je Formulierenbouwer.

2. Selecteer ••• bovenaan → Automatiseringen.

3. Voeg een of meer triggers toe voor de automatisering.

4. Voeg een of meer acties toe voor de automatisering.

Lees meer over automatiseringen hier →

Als je een workspace-eigenaar bent met een Enterprise-abonnement, kun je voorkomen dat workspace-leden Formulieren beschikbaar maken voor iedereen op het web die de link heeft. Om dit te doen, kunnen workspace-eigenaren:

1. Ga naar Instellingen → Beveiliging.

2. Schakel in het tabblad Beveiliging de optie Publiceren van sites, Formulieren en openbare links uitschakelen in.

Alle Formulieren die al live op het web staan, worden offline gehaald zodra je deze instelling inschakelt. Let op: als je deze instelling inschakelt, kunnen leden van je workspace ook geen Notion Sites meer publiceren.