Vistas, filtros, órdenes y grupos

Hay muchas formas distintas de visualizar el contenido de una base de datos. Te ofrecemos una descripción general de cada diseño:

• Tabla: las tablas te permiten ver las páginas de bases de datos como filas, donde cada propiedad está representada por una columna.

• Tablero: Esta vista agrupa los elementos por propiedad. Por ejemplo, puedes usar un tablero Kanban para mover tareas de un Estado a otro conforme los avances registrados para cada una.

• Cronograma: utiliza tu base de datos para trazar los hitos del proyecto en una línea de tiempo, así podrás ver cuándo se llevarán a cabo y cuánto tiempo tardarán en completarse.

• Calendario: esta vista muestra tus elementos en función de la propiedad Fecha.

• Lista: las listas son una forma muy limpia y minimalista de representar los elementos de tu base de datos.

• Galería: esta vista resulta muy práctica para destacar imágenes. Puedes editar la galería para mostrar imágenes contenidas en la propiedad de Archivos multimedia; en caso contrario, la galería mostrará cualquier contenido que se encuentre en la página de la base de datos.

• Gráfico: esta vista representa los elementos de la base de datos en un gráfico de barras, de líneas o de anillos. Así te resultará más fácil analizar la información y generar informes.

También puedes crear, compartir y recopilar información mediante formularios, que están conectados a bases de datos.

Las bases de datos nuevas se crean como tablas. Después de esto, puedes crear una nueva vista seleccionando + junto al nombre de tu base de datos o a tus vistas de base de datos existentes. Dependiendo del tamaño de tu pantalla, es posible que debas hacer clic en el nombre de tu vista actual y seleccionar Nueva vista.

En el menú que aparece, selecciona un tipo de vista. Luego, dale un nombre a tu vista. Puedes hacer clic en tus vistas para ver tus datos de diferentes maneras.

Puedes reordenar tus vistas arrastrándolas. Si tienes muchas vistas, puedes seleccionar {#} más... junto a ellas para poder hacerlo.

En la barra lateral, las vistas se muestran como elementos anidados dentro de una base de datos de página completa. Puedes identificar que son vistas porque tendrán un • a la izquierda. Haz clic en una vista en la barra lateral para acceder directamente a ella.

Cuando estés en una vista determinada, haz clic en su nombre para renombrarla, duplicarla, eliminarla, copiar su enlace o editar sus componentes. También puedes editar los componentes de la vista haciendo clic en el menú de configuración en la parte superior derecha de la base de datos.

El menú de configuración tiene una sección llamada Configuración de la vista. Este menú contiene las siguientes opciones:

• Diseño: permite definir cómo se va a organizar visualmente tu base de datos.

• Visibilidad de la propiedad: muestra u oculta las propiedades de la base de datos para cada vista.

• Filtrar: agrega criterios basados en valores de propiedad para mostrar u ocultar datos.

• Ordenar: ordena según una propiedad para cambiar el orden en que se muestran las páginas.

• Agrupar: agrupa tus datos según los valores de una propiedad.

• Subgrupo: Crea una segunda capa de agrupación dentro de tus grupos existentes. Por ejemplo, los grupos por Estado también pueden subagruparse por prioridad.

• Copiar enlace a la vista: obtén un enlace directo a la vista de base de datos en particular en la que te encuentras.

Puedes encontrar más información sobre filtros, órdenes y grupos a continuación.

Dentro de cada vista, puedes elegir cómo deseas que se abran las páginas de la base de datos. Hay tres opciones:

• Ventana lateral: abre páginas en el lado derecho de la base de datos. El resto de la vista de la base de datos sigue siendo interactiva a la izquierda.

• Ventana central: abre páginas en un modal centrado.

• Página completa: abrir páginas como páginas completas directamente.

Para cambiar la forma en que se abren las páginas en una vista en particular:

1. Abre el menú de configuración en la parte superior de la base de datos.

   

2. Selecciona Diseño.

3. Abre el menú junto a Abrir páginas en y selecciona una de las opciones.

Notion facilita filtrar tu base de datos para que muestre únicamente los elementos que cumplen criterios específicos. ¡Tú decides qué tan simples o complejos sean estos filtros!

Para filtrar las entradas visibles en una vista de base de datos:

1. Abre el menú de configuración en la parte superior de la base de datos.

   

2. En el menú que aparece, selecciona Filtrar en Configuración de vista.

3. Elige la propiedad por la que quieres filtrar.

4. Puedes elegir Guardar para todos si quieres que el filtro se aplique a todos los usuarios en la vista de la base de datos. Si quieres que el filtro se aplique solo para ti, no selecciones esta opción.

Puedes crear vistas de base de datos más específicas y combinar operadores lógicos Y y O usando grupos de filtros. Pueden agruparse hasta en tres niveles de profundidad. Funciona así:

1. Abre el menú de configuración en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Filtrar en Configuración de vista → Agregar filtro avanzado.

3. En el menú que aparece, elige las propiedades por las que quieres filtrar y personaliza las lógicasY y O del filtro avanzado.

Para eliminar un filtro:

1. Abre el menú de configuración en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Filtrar en Configuración de vista.

3. Abre el filtro que quieres eliminar y en el menú que aparece, selecciona ••• → Eliminar filtro.

Puedes ordenar tu base de datos para que los elementos se muestren según las propiedades en orden ascendente o descendente. Por ejemplo, puedes ordenar las páginas de la base de datos según la prioridad, la fecha de la última edición o alfabéticamente.

Para ordenar tu base de datos:

1. Abre el menú de configuración en la parte superior de la base de datos.

   

2. En el menú que aparece, selecciona Ordenar en Configuración de vista.

3. Elige la propiedad por la que quieres ordenar.

4. Puedes elegir Guardar para todos si quieres que el orden se aplique a todos los usuarios en la vista de la base de datos. Si quieres que el orden se aplique solo para ti, no selecciones esta opción.

5. Cambia el orden en el que se aplican los distintos órdenes arrastrándolos hacia arriba o hacia abajo mediante el ícono ⋮⋮.

Para eliminar un orden:

1. Abre el menú de configuración en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Ordenar en Configuración de vista.

3. Haz clic en X junto al orden que deseas eliminar.

Puedes agrupar la base de datos según diferentes propiedades en tu tabla para visualizarlas de formas distintas. Para hacerlo:

1. Abre el menú de configuración en la parte superior de la base de datos.

   

2. En el menú que aparece, selecciona Agrupar en Configuración de vista.

3. Elige la propiedad por la que quieres agrupar.

La base de datos se agrupará ahora según los valores de esa propiedad. Puedes ir al menú de configuración y seleccionar Agrupar para:

• Ocultar o mostrar grupos seleccionando la opción 👁️ junto a cada uno.

• Ordenar tus grupos de forma manual o mediante las opciones proporcionadas (alfabético, ascendente y más).

• Ocultar grupos vacíos.

Para desactivar la agrupación:

1. Abre el menú de configuración en la parte superior de la base de datos.

2. En el menú que aparece, selecciona Agrupar en Configuración de vista.

3. Selecciona Eliminar agrupación.

Las bases de datos que contienen al menos tres páginas también se pueden buscar para que puedas analizar fácilmente la información que contienen. Para buscar en una base de datos, selecciona 🔍 en la parte superior de la base de datos e ingresa una consulta. A medida que escribes, la base de datos solo mostrará las páginas que coincidan con tu consulta. La búsqueda en la base de datos analiza los títulos y las propiedades de las páginas de la base de datos.

Si tiene una base de datos grande, tal vez sea tedioso seguir avanzando entre propiedades para comparar sus datos.

En su lugar, puedes inmovilizar una columna, lo que hará que permanezca visible en el lado izquierdo sin importar a qué parte de la base de datos te desplaces.

1. Para inmovilizar una columna, haz clic en el nombre de la columna y haz clic en Fijar hasta esta columna.

2. Para desbloquear una columna, haz clic en el nombre de la columna y haz clic en Desbloquear columna.