Ansichten, Filter, Sortierungen und Gruppen

Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, deinen Inhalt innerhalb einer Datenbank zu visualisieren. Hier ist ein Überblick über jedes Layout:

• Tabelle: Tabellen ermöglichen es dir, deine Datenbankseiten als Zeilen zu sehen, wobei jede Eigenschaft durch eine Spalte dargestellt wird.

• Board: Diese Ansicht gruppiert deine Elemente nach Eigenschaft. Du kannst es zum Beispiel als Kanban-Board verwenden, um Aufgaben von einem Status zu einem anderen zu verschieben, wenn du Schritte abschließt.

• Zeitleiste: Verwende deine Datenbank, um die Meilensteine deines Projekts auf einer Zeitleiste darzustellen, damit du sehen kannst, wann sie stattfinden und wie lange sie dauern werden.

• Kalender: In der Kalenderansicht werden deine Elemente auf Grundlage der Datum-Eigenschaft angezeigt.

• Liste: Listen sind sehr klare und minimalistische Darstellungen der Datenbankelemente.

• Galerie: Mit dieser Ansicht kannst du Bilder hervorheben. Du kannst die Galerie so bearbeiten, dass sie Bilder zeigt, die in der Eigenschaft Dateien und Medien enthalten sind — andernfalls zeigt die Galerie jeden Inhalt, den die Datenbankseite enthält.

• Diagramm: Diese Ansicht stellt Datenbankelemente in einem Balken-, Linien- oder Kreis-Diagramm dar, sodass du die Daten ganz einfach analysieren und Berichte erstellen kannst.

Außerdem kannst du mithilfe von Formularen, die mit Datenbanken verbunden sind, Informationen erstellen, sammeln und teilen.

Neue Datenbanken werden als Tabellen erstellt. Danach kannst du eine neue Ansicht erstellen, indem du + neben deinem Datenbanknamen oder deinen bestehenden Datenbankansichten auswählst. Je nach Bildschirmgröße musst du möglicherweise auf den Namen deiner aktuellen Ansicht klicken und Neue Ansicht auswählen.

Wähle im erscheinenden Menü einen Ansichtstyp aus. Gib deiner Ansicht dann einen Namen. Du kannst durch deine Ansichten klicken, um deine Daten auf unterschiedliche Weise zu sehen.

Du kannst deine Ansichten durch ziehen mit gedrückter Maustaste neu anordnen. Wenn du viele Ansichten hast, kannst du dazu neben deinen Ansichten {#} mehr... auswählen.

In der Seitenleiste werden Ansichten als verschachtelte Elemente innerhalb einer ganzseitigen Datenbank angezeigt. Dass es sich um Ansichten handelt, erkennt man an dem • links daneben. Um eine Ansicht aufzurufen, klicke sie einfach in deiner Seitenleiste an.

Klicke in einer bestehenden Ansicht auf den Namen, um sie umzubenennen, zu duplizieren, zu löschen, den Link zu kopieren oder ihre Komponenten zu bearbeiten. Du kannst Komponenten einer Ansicht auch über das Einstellungsmenü oben rechts in der Datenbank bearbeiten.

Das Einstellungsmenü enthält einen Abschnitt namens Ansichtseinstellungen. Dieses Menü enthält die folgenden Optionen:

• Layout: Lege fest, wie deine Datenbank visuell aufgebaut sein soll.

• Sichtbarkeit von Eigenschaften: Blende Datenbankeigenschaften für einzelne Ansichten ein oder aus.

• Filter: Füge Kriterien auf der Grundlage von Eigenschaftswerten hinzu, um Daten ein- oder auszublenden.

• Sortieren: Sortiere nach einer Eigenschaft, um die Reihenfolge zu ändern, in der die Seiten angezeigt werden.

• Gruppieren: Gruppiere deine Daten anhand von Eigenschaftswerten.

• Untergruppe: Erstelle eine zweite Gruppierungsebene innerhalb deiner bestehenden Gruppen. Zum Beispiel können Gruppen nach Status auch nach Priorität untergruppiert werden.

• Link zur Ansicht kopieren: Erhalte einen direkten Link zu der jeweiligen Datenbankansicht, in der du dich befindest.

Weitere Informationen zu Filtern, Sortierungen und Gruppen findest du unten.

In den einzelnen Ansichten kann ausgewählt werden, wie die Datenbankseiten geöffnet werden sollen. Es gibt drei Möglichkeiten:

• Seitliche Ansicht: Du kannst Seiten rechts neben der Datenbank anzeigen. Die restliche Datenbankansicht bleibt links geöffnet.

• Zentrierte Ansicht: Die Seite wird in der Seitenmitte geöffnet.

• Ganze Seite: Die Seite wird ganzseitig angezeigt.

So änderst du, wie Seiten in einer bestimmten Ansicht geöffnet werden:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

   

2. Wähle Layout.

3. Öffne das Menü neben Seiten öffnen als und wähle eine der Optionen aus.

Mit Notion kannst du Datenbanken ganz einfach filtern, sodass nur Einträge angezeigt werden, die bestimmte Kriterien erfüllen. Wie komplex diese Filter sind, kannst du beliebig festlegen!

So filtert man die Elemente einer Datenbankansicht:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

   

2. Wähle im angezeigten Menü Filter unter Ansichtseinstellungen aus.

3. Wähle die Eigenschaft aus, nach der du filtern möchtest.

4. Du kannst Für alle speichern wählen, wenn der Filter für alle Personen in der Datenbankansicht gelten soll. Wenn der Filter nur für dich gelten soll, wähle diese Option nicht aus.

Man kann verschiedene Datenbankansichten erstellen und mithilfe der Filtergruppen UND und ODER miteinander kombinieren. Man kann bis zu drei Ebenen erstellen. Und so funktioniert es:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

2. Wähle im angezeigten Menü Filter unter Ansichtseinstellungen → Erweiterten Filter hinzufügen aus.

3. Wähle im daraufhin angezeigten Menü die Eigenschaften aus, nach denen du filtern möchtest, und passe die UND- und ODER-Logik des erweiterten Filters an.

So löschst du einen Filter:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

2. Wähle im angezeigten Menü Filter unter Ansichtseinstellungen aus.

3. Öffne den Filter, den du löschen möchtest, und wähle im angezeigten Menü ••• → Filter löschen aus.

Du kannst deine Datenbank so sortieren, dass Elemente basierend auf Eigenschaften in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge angezeigt werden. Du kannst Datenbankseiten beispielsweise nach Priorität, nach dem Zeitpunkt der letzten Bearbeitung oder alphabetisch ordnen.

So sortierst du deine Datenbank:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

   

2. Wähle im angezeigten Menü Sortieren unter Ansichtseinstellungen aus.

3. Wähle die Eigenschaft aus, nach der du sortieren möchtest.

4. Du kannst Für alle speichern wählen, wenn die Sortierung für alle Personen in der Datenbankansicht gelten soll. Wenn die Sortierung nur für dich gelten soll, wähle diese Option nicht aus.

5. Um die Reihenfolge der Sortierungen zu ändern, ziehe sie per ⋮⋮ nach oben oder unten.

So löschst du eine Sortierung:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

2. Wähle im angezeigten Menü Sortieren unter Ansichtseinstellungen aus.

3. Wähle X neben der Sortierung, die du entfernen möchtest.

Du kannst deine Datenbank in deiner Tabelle nach verschiedenen Eigenschaften gruppieren – nutze dazu Gruppieren nach, um sie auf unterschiedliche Weise zu visualisieren. Gehe dazu folgendermaßen vor:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

   

2. Wähle im angezeigten Menü Gruppieren unter Ansichtseinstellungen aus.

3. Wähle die Eigenschaft aus, nach der du gruppieren möchtest.

Die Datenbank gruppiert nun nach den Werten dieser Eigenschaft. Du kannst das Einstellungsmenü aufrufen und Gruppieren nach auswählen, um:

• Blende Gruppen ein oder aus, indem du 👁️ neben ihnen auswählst.

• Sortiere deine Gruppen manuell oder nach den angebotenen Optionen (alphabetisch, aufsteigend und mehr).

• Leere Gruppen ausblenden.

So deaktivierst du die Gruppierung:

1. Öffne das Einstellungsmenü oben in deiner Datenbank.

2. Wähle im angezeigten Menü Gruppieren unter Ansichtseinstellungen aus.

3. Wähle Gruppierung entfernen.

Datenbanken mit mindestens drei Seiten sind durchsuchbar, sodass du die darin enthaltenen Informationen leicht durchsuchen kannst. Um eine Datenbank zu durchsuchen, wähle 🔍 oben in der Datenbank aus und gib einen Suchbegriff ein. Während du tippst, zeigt die Datenbank nur die Seiten an, die mit deiner Suchanfrage übereinstimmen. Die Datenbanksuche durchsucht Datenbankseitentitel und Eigenschaften.

Bei großen Datenbanken ist es mühsam, immer wieder zwischen den Objekten hin- und herzuwechseln, um Daten zu vergleichen.

Stattdessen kannst du eine Spalte fixieren, sodass sie auf der linken Seite sichtbar bleibt, unabhängig davon, wo du in der Datenbank scrollst.

1. Um eine Spalte zu fixieren, klicke auf den Namen der Spalte, und dann auf Bis zur Spalte fixieren.

2. Um die Fixierung einer Spalte aufzuheben, klicke auf den Namen der Spalte und dann auf Fixieren der Spalte aufheben.